Privacyverklaring | Mermaid Lease B.V.

1. Inleiding

Mermaid Lease B.V. (hierna: Mermaid Lease) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring wordt uiteengezet welke persoonsgegevens Mermaid Lease verwerkt, voor welke doeleinden deze verwerking plaatsvindt, op welke juridische grondslagen deze berust, met welke partijen persoonsgegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang deze gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Mermaid Lease in het kader van haar dienstverlening, waaronder begrepen het aanmelden voor de wachtlijst, intake en screening, deelname aan proefvaarten, het aangaan en uitvoeren van leaseovereenkomsten, het gebruik van de webapplicatie, het maken en beheren van boekingen, het afnemen van aanvullende diensten, communicatie via elektronische kanalen en het gebruik van de website.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Mermaid Lease B.V., gevestigd aan De Duizendmeterweg 4, 1182 DC te Amstelveen en bereikbaar via info@mermaid.nl. Mermaid Lease bepaalt het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens en is daarmee verantwoordelijk voor een rechtmatige en zorgvuldige verwerking.

3. Categorieën van betrokkenen

Mermaid Lease verwerkt persoonsgegevens van personen die zich aanmelden voor de wachtlijst of anderszins contact zoeken met Mermaid Lease, potentiële klanten die deelnemen aan intake- en screeningprocessen of proefvaarten, klanten met wie een overeenkomst wordt gesloten of beoogd, gebruikers van de webapplicatie, personen die betrokken zijn bij boekingen, waaronder contactpersonen van gasten of opvarenden, alsmede bezoekers van de website en personen die via elektronische communicatiemiddelen contact opnemen.

4. Verzameling en herkomst van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden in beginsel rechtstreeks van de betrokkene verkregen, bijvoorbeeld via de website, e-mail, WhatsApp, tijdens intakegesprekken of bij het sluiten van een overeenkomst. In bepaalde gevallen ontvangt Mermaid Lease persoonsgegevens via een klant, bijvoorbeeld wanneer een klant in het kader van een boeking contactgegevens van een contactpersoon van opvarenden verstrekt. In dat geval verwerkt Mermaid Lease deze gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de betreffende boeking en voor veiligheids- en communicatiedoeleinden. De klant staat er in dat geval voor in dat hij bevoegd is deze gegevens te verstrekken en dat de betreffende personen adequaat zijn geïnformeerd over deze verwerking.

5. Soorten persoonsgegevens

Mermaid Lease verwerkt, afhankelijk van de relatie en het contactmoment, persoonsgegevens zoals naam, contactgegevens, adresgegevens indien noodzakelijk, betaalgegevens, contractgegevens, reserverings- en gebruiksgegevens, communicatiegegevens, inloggegevens en gegevens die worden verstrekt in het kader van intake en screening. Van contactpersonen van gasten worden uitsluitend naam, e-mailadres en telefoonnummer verwerkt. Daarnaast kunnen technische gegevens van websitebezoekers worden verwerkt, waaronder IP-adressen, apparaatgegevens en gegevens met betrekking tot het gebruik van de website.

6. Doeleinden van verwerking en bijbehorende grondslagen

Mermaid Lease verwerkt persoonsgegevens voor duidelijk omschreven doeleinden, waarbij per doel een specifieke wettelijke grondslag wordt gehanteerd. Voor het aangaan en uitvoeren van leaseovereenkomsten, het beheren van boekingen, het verlenen van toegang tot de webapplicatie en het verwerken van betalingen is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij de betrokkene partij is. Voor intake, screening en toelating verwerkt Mermaid Lease persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om de veiligheid, kwaliteit en exclusiviteit van haar dienstverlening te waarborgen, waarbij een zorgvuldige belangenafweging plaatsvindt.

Voor communicatie over boekingen, operationele zaken en klantenservice berust de verwerking eveneens op de uitvoering van de overeenkomst en, voor zover noodzakelijk, op het gerechtvaardigd belang van Mermaid Lease om haar dienstverlening adequaat te kunnen organiseren en uitvoeren. Voor het verwerken van contactgegevens van contactpersonen van gasten geldt dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van Mermaid Lease om veiligheid en bereikbaarheid tijdens gebruik te waarborgen.

Voor de financiële administratie en het voldoen aan fiscale en wettelijke verplichtingen is de verwerking gebaseerd op een wettelijke verplichting. Voor het voorkomen van misbruik, het beheersen van betalingsrisico’s, het beschermen van bedrijfsbelangen en het waarborgen van veiligheid verwerkt Mermaid Lease persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang, waarbij steeds wordt beoordeeld of de belangen van betrokkenen niet zwaarder wegen.

Voor het verzenden van commerciële communicatie en het gebruik van trackingtechnologieën, voor zover deze niet strikt noodzakelijk zijn, vraagt Mermaid Lease voorafgaande toestemming. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

7. Verstrekking van persoonsgegevens en gevolgen van niet-verstrekking

Het verstrekken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst is een voorwaarde om gebruik te kunnen maken van de dienstverlening van Mermaid Lease. Indien deze gegevens niet worden verstrekt, kan Mermaid Lease geen overeenkomst sluiten, geen boekingen verwerken of de dienstverlening niet of niet volledig uitvoeren. Het verstrekken van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden of tracking is niet verplicht wanneer daarvoor toestemming vereist is.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Mermaid Lease deelt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of op basis van een andere geldige grondslag. Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met aanbieders van IT-systemen en webapplicaties, leveranciers van hosting- en clouddiensten, aanbieders van contract- en administratiesoftware, betaaldienstverleners, incassopartijen, communicatieplatforms, marketingdienstverleners en externe dienstverleners die betrokken zijn bij aanvullende diensten. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan professionele adviseurs of bevoegde autoriteiten indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Indien een derde persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Mermaid Lease, wordt, voor zover wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst gesloten waarin passende waarborgen worden vastgelegd.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In het kader van de dienstverlening kan Mermaid Lease gebruikmaken van dienstverleners die persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Indien sprake is van doorgifte naar landen zonder passend beschermingsniveau, zorgt Mermaid Lease ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Betrokkenen kunnen nadere informatie verkrijgen over deze waarborgen door contact op te nemen met Mermaid Lease.

10. Bewaartermijnen

Mermaid Lease bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is in verband met juridische aanspraken. Gegevens van potentiële klanten worden in beginsel bewaard tot maximaal twaalf maanden na het laatste contactmoment. Gegevens die samenhangen met een overeenkomst worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratie en geschilafhandeling. Fiscale gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Gegevens van contactpersonen van gasten worden in beginsel slechts bewaard gedurende de looptijd van de betreffende boeking en een beperkte periode daarna, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn in verband met incidenten of geschillen. Communicatiegegevens worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor dossiervorming en afhandeling van verzoeken of klachten.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Mermaid Lease maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken voor het functioneren van de website, analyse en marketing. Voor zover het gebruik van dergelijke technieken niet strikt noodzakelijk is, wordt vooraf toestemming gevraagd. De website blijft in beginsel toegankelijk indien toestemming voor niet-noodzakelijke cookies wordt geweigerd. Nadere informatie over het gebruik van cookies wordt verstrekt via de cookiebanner op de website.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

Mermaid Lease treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen voor wie deze toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden en gegevens worden uitsluitend intern gedeeld voor zover dit noodzakelijk is.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Mermaid Lease neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Beslissingen in het kader van intake en screening worden genomen op basis van menselijke beoordeling.

14. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om Mermaid Lease te verzoeken om inzage in hun persoonsgegevens, rectificatie van onjuiste gegevens, verwijdering van gegevens, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van gegevens, voor zover de wet daarin voorziet. Daarnaast hebben betrokkenen het recht bezwaar te maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op gerechtvaardigd belang en het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden gericht aan info@mermaid.nl. Mermaid Lease kan aanvullende informatie vragen ter verificatie van de identiteit van de verzoeker en zal verzoeken behandelen binnen de wettelijke termijnen.

Betrokkenen hebben tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Mermaid Lease is gerechtigd deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt via de website beschikbaar gesteld. Indien wijzigingen van wezenlijke aard zijn, zal Mermaid Lease betrokkenen hierover op passende wijze informeren.

16. Contact

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met Mermaid Lease B.V. via info@mermaid.nl.